France Num détaille des pistes pour automatiser les e-mails

France Num a publié le 6 juillet 2026, puis mis à jour le 9 juillet 2026, un guide consacré à l’automatisation des e-mails. Le dossier part d’un constat simple : traiter les messages prend beaucoup de temps dans une entreprise. Il cite une étude Mailoop / Mazars de 2023, reprise par Capital, selon laquelle un salarié reçoit en moyenne 144 e-mails par semaine. Les dirigeants d’entreprise en recevraient trois fois plus, et les managers 200 par semaine. La lecture et le traitement représenteraient 30 % du temps de travail des salariés.

Le guide vise les entreprises, avec des solutions présentées comme accessibles aux TPE et PME. France Num explique que l’automatisation peut porter sur une partie du traitement des messages reçus, tout en rappelant que chaque entreprise est unique et que les e-mails reçus sont spécifiques à son activité. Le dossier a été rédigé par l’organisme de formation LBKE, référencé Activateur France Num. Il met en avant plusieurs approches : les réglages de la boîte mail, les outils no-code et l’intelligence artificielle, utilisés seuls ou ensemble.

Le traitement classique d’un e-mail comprend plusieurs gestes successifs. Il faut lire le message, parfois reprendre les échanges précédents pour comprendre le contexte, puis éventuellement le transmettre à la bonne personne ou au service concerné. Il peut aussi être nécessaire d’ouvrir une pièce jointe, de récupérer des informations, de les copier dans un outil métier comme un CRM ou un ERP, puis de rédiger une réponse. L’automatisation consiste à confier certaines de ces opérations à un programme informatique.

Première piste : utiliser les fonctions déjà présentes dans une messagerie. France Num cite les règles de filtrage, qui fonctionnent sans intelligence artificielle. Elles peuvent s’appuyer sur un mot dans l’objet ou dans le contenu du message, ou sur l’adresse de l’expéditeur. Exemple donné : une règle peut ranger dans un dossier de comptabilité les e-mails qui contiennent le mot “facture”. Ce type de réglage permet un premier tri sans intervention manuelle à chaque message.

Deuxième piste : les outils no-code. France Num les décrit comme des outils visuels permettant d’automatiser des actions entre plusieurs services numériques en ligne, sans compétence en programmation. Ils peuvent servir à relier une messagerie à d’autres logiciels utilisés par l’entreprise. Le guide cite notamment l’extraction de données utiles depuis des messages afin d’alimenter un outil métier, ou l’envoi des messages arrivant dans une boîte générique “contact” vers le bon interlocuteur.

Troisième piste : l’intelligence artificielle. France Num indique que l’IA peut lire les e-mails, les analyser, proposer des actions et aider à rédiger des réponses. Les outils peuvent aussi trier et classer les messages selon l’importance, l’urgence, l’expéditeur ou le contenu. L’objectif décrit est de faire ressortir les messages prioritaires et de diminuer le temps consacré au traitement de la boîte de réception. Certaines solutions utilisent aussi l’IA pour repérer des messages suspects ou des tentatives de phishing.

L’IA générative est surtout présentée pour l’aide à la rédaction. Elle peut proposer des objets d’e-mails, des formulations plus courtes ou plus claires, des corrections d’orthographe et de grammaire, ou encore des suggestions de ton selon le destinataire. Elle peut également produire un premier brouillon à partir de consignes, que l’utilisateur reprend ensuite. Pour les réponses, France Num indique que l’outil peut tenir compte du contenu du message reçu et, selon les solutions utilisées, de l’historique des échanges.

Le guide cite aussi des usages liés aux volumes importants de messages. L’IA générative et agentique peut aider à analyser des e-mails arrivés en masse, par exemple en résumant plusieurs lettres d’information ou en repérant des actualités et offres commerciales jugées utiles pour l’entreprise. Dans un registre plus opérationnel, l’automatisation peut détecter les e-mails contenant une pièce jointe et classer le fichier dans un dossier prévu, afin de garder une documentation organisée.

France Num formule une précaution sur les réponses générées : les suggestions doivent être relues avant envoi, pour contrôler leur exactitude et leur adaptation au contexte. Le guide présente donc l’automatisation comme un appui sur des tâches répétitives, pas comme une disparition du contrôle humain. Pour une TPE ou une PME, le point concret est la possibilité de commencer par des règles simples de messagerie, puis d’ajouter, selon les usages, des outils no-code ou de l’IA pour trier, orienter, extraire ou préparer des réponses.