IA générative : paramétrer ses méthodes de travail

Dans une fiche pratique publiée le 19 octobre 2026, France Num explique comment paramétrer un assistant d’intelligence artificielle générative pour qu’il tienne compte des méthodes de travail d’une entreprise. Le sujet concerne les usages répétés : lorsque les mêmes consignes, le même contexte et les mêmes exemples sont redonnés chaque semaine, le prompt seul atteint ses limites. La fiche est rédigée par Louis Graffeuil, dirigeant de Tandem, référencé Activateur France Num.

France Num décrit trois difficultés liées à l’usage du seul prompt dans un cadre professionnel régulier. Il faut répéter les informations sur l’entreprise, le ton souhaité et le format attendu. Des collaborateurs chargés d’une même tâche peuvent obtenir des résultats différents selon la manière dont ils formulent leur demande. Enfin, un prompt efficace peut rester dans l’historique d’une seule personne, plutôt que d’être transmis à l’équipe.

Enregistrer le contexte utile

Le paramétrage vise à enregistrer à l’avance des éléments que l’assistant pourra prendre en compte lors des demandes suivantes. Il peut s’agir des étapes de travail, de règles internes ou de documents de référence. France Num compare cette démarche à la remise d’une fiche de procédure à un nouveau collaborateur, plutôt qu’à une simple consigne donnée à l’oral. Les principes d’un bon prompt — action attendue, étapes, rôle, contexte, exemples et contraintes — restent pertinents.

La fiche distingue ce paramétrage de la mémoire proposée par la plupart des assistants. Avec cette fonction, l’outil peut enregistrer des informations jugées utiles au fil des échanges, comme le métier de l’utilisateur, ses préférences de format ou des projets en cours. Certains assistants peuvent aussi retrouver des éléments dans des conversations précédentes. Le modèle d’IA ne change pas pour autant : des notes sont ajoutées au contexte des demandes suivantes.

Cette mémoire peut rendre les échanges courants plus simples, mais France Num en décrit plusieurs limites pour un travail d’équipe. L’assistant décide lui-même des éléments à retenir, qui peuvent être inexacts ou dépassés. Les notes restent souvent incomplètes pour restituer une méthode détaillée et sont personnelles : ce qui a été mémorisé pour un utilisateur ne bénéficie pas automatiquement à ses collègues. Le paramétrage explicite est présenté comme une manière de mieux maîtriser et partager le contexte.

Des réglages selon l’usage

France Num distingue quatre niveaux de paramétrage selon le moment où l’assistant reçoit le contexte : pour l’ensemble des conversations, dans un espace de travail, avec un assistant sélectionné ou au moment où une tâche le demande. Les noms varient d’un outil à l’autre et peuvent évoluer, mais la fiche indique que cette logique en quatre niveaux se retrouve dans les outils. Elle donne des précisions sur les deux premiers niveaux.

Les instructions personnalisées concernent toutes les conversations. Elles peuvent fixer le métier de l’utilisateur, la langue de réponse, le ton ou le degré de détail. La fiche donne l’exemple d’un dirigeant d’une entreprise de plomberie de huit salariés qui demande des réponses concises en français et souhaite que les points à vérifier soient signalés. Ces consignes se trouvent dans les réglages de personnalisation de la plupart des assistants.

Un projet correspond à un espace de travail consacré à un sujet, par exemple un client, un appel d’offres ou un chantier. L’utilisateur peut y déposer des documents de référence et des instructions propres au sujet.

Mémoire et confidentialité

La fiche aborde aussi l’utilisation des conversations pour entraîner de futures versions des modèles. Selon les offres et les réglages, cette utilisation peut avoir lieu ; elle ne modifie pas l’assistant propre à l’utilisateur, mais bénéficie à l’ensemble des utilisateurs. France Num indique que le réglage est souvent activé par défaut dans les offres grand public et que les données des offres professionnelles ne sont généralement pas utilisées pour l’entraînement.

Pour la mémoire, France Num recommande de consulter régulièrement les informations conservées et de supprimer celles qui sont dépassées, de recourir à une conversation temporaire sans mémoire pour un sujet sensible ou ponctuel, et d’inscrire les préférences importantes dans les instructions personnalisées. La fiche invite également à vérifier les réglages de confidentialité de l’outil, notamment lorsque des informations concernant des clients ou l’activité de l’entreprise sont échangées.