Restaurateurs : exploiter les données pour suivre l’activité

France Num consacre une fiche pratique à l’utilisation des données d’exploitation dans les restaurants. Elle explique comment réunir des informations issues des outils de caisse, de gestion financière, de réservation, de planning ou des plateformes de livraison. L’objectif présenté est de mieux comprendre l’activité et la rentabilité à partir de données que les établissements possèdent déjà.

La fiche part d’un constat propre à la restauration : les chiffres sont répartis entre plusieurs outils et les restaurateurs ne les consultent pas toujours régulièrement, notamment par manque de temps ou de méthode. Elle précise que certains pilotent encore leur activité à l’intuition. Le sujet n’est donc pas seulement de recueillir des données supplémentaires, mais de mettre en relation celles qui sont déjà disponibles.

Les données des outils quotidiens

Le logiciel de caisse peut fournir le chiffre d’affaires par jour, service ou heure, le nombre de couverts, le ticket moyen et les ventes par produit. Les remises et les produits offerts figurent également parmi les données citées. Leur suivi peut aider à repérer les plats les plus vendus, ainsi que les périodes de forte ou de faible activité et les évolutions de fréquentation.

Les plateformes de livraison produisent, elles aussi, des données à comparer : nombre de commandes, chiffre d’affaires réalisé sur chaque plateforme, commissions prélevées et avis clients. Selon France Num, ces informations aident à comparer les différents canaux de vente et à mesurer leur rentabilité réelle une fois les commissions déduites.

Les outils de réservation renseignent sur les réservations, les annulations et les clients qui ne se présentent pas. Ils peuvent aussi indiquer le taux de remplissage et, lorsque cette information est disponible, la durée moyenne des repas. Ces données donnent des repères sur le niveau de remplissage attendu et peuvent éclairer l’adaptation des besoins en personnel à l’activité prévue.

Coûts, stocks et personnel

Les données sur les achats renseignent sur le coût des ingrédients, les prix d’achat et leur évolution. En rapprochant ces éléments des prix de vente, le restaurant peut calculer le coût de revient des plats et suivre le coût des matières premières, que la fiche désigne aussi par l’expression « food cost ».

Les stocks et inventaires permettent de suivre les quantités disponibles, les consommations et les pertes. La comparaison entre les consommations théoriques prévues dans les fiches techniques et les consommations constatées peut faire apparaître des écarts. La fiche indique que ceux-ci peuvent aider à repérer d’éventuels problèmes de gestion ou du gaspillage ; elle ne présente pas chaque écart comme la preuve d’un problème.

Le planning et la paie donnent des informations sur les heures travaillées, la masse salariale et sa répartition entre les postes. Selon France Num, ces données permettent d’évaluer le coût du personnel par service et de vérifier si les effectifs correspondent au niveau d’activité. La comptabilité apporte un autre angle : elle rassemble les charges fixes, notamment le loyer, l’énergie et les assurances, ainsi que des éléments sur le résultat et la trésorerie.

Croiser plutôt que multiplier

La fiche associe ces données comptables au suivi de la rentabilité, au calcul du seuil de rentabilité et à l’analyse de l’évolution de la marge nette. Elle présente le rapprochement des différents outils comme un moyen de passer de l’observation de l’activité au pilotage de l’entreprise. Le principe n’est pas d’accumuler des chiffres pour eux-mêmes, mais de les relier aux questions de chiffre d’affaires, de coûts et de marge.

France Num propose notamment de commencer par les chiffres de caisse : consulter chaque semaine le chiffre d’affaires, le nombre de couverts et le ticket moyen, puis les comparer à la semaine précédente ou à la même période de l’année passée.